Lekcja 8

Obsługa informatyczna w turystyce

Temat: Materiały promocyjne promujące imprezy i usługi turystyczne - pisma i korespondencja

Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami.

Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi.
Należą do nich:

ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w firmie,

przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,

opracowanie wykazu akt.

Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:

zasady obiegu pism,
zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,
tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa,
tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
tryb rejestracji i znakowania pism,
dopuszczalne formy załatwiania spraw,
zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw,
zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.

Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Przykład 1	Przykład 2

Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.

Korespondencja z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego

Korespondencję biurową można podzielić na:

wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa),
zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca i wychodząca).

W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na:

przewodnie – krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów,
listy grzecznościowe – mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp.,
informacyjne – zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje,
transakcyjne – pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie,
manipulacyjne – np. z obietnicami o wygranej.

Ze względu na formę można m.in. podzielić pisma sporządzane na:

blankietach specjalnych,
blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic,
blankietach korespondencyjnych.

Powinieneś umieć:

projektować pismo przewodnie do klienta/kontrahenta
projektować ofertę usługi/ imprezy turystycznej
projektować odpowiedź na zapytanie ofertowe klienta
projektować ulotkę promującą usługę/imprezę turystyczną
projektować broszurę promującą usługę/imprezę turystyczną
projektować katalog imprez turystycznych