Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków biura ważne miejsce zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad savoir-vivre.
Korespondencję biurową można podzielić na:
- wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa),
- zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca i wychodząca).
- przewodnie – krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów,
- listy grzecznościowe – mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp.,
- informacyjne – zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje,
- transakcyjne – pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie,
- blankietach specjalnych,
- blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic,
- blankietach korespondencyjnych.
Pisma można redagować w stylu polskim, zgodnym formalnie z najbardziej popularnym blankietem BZ1, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach.
|
Legenda do rys. 1: A – Nagłówek B – Miejsce na adnotacje o wpływie C – Adres odbiorcy D – Data pisma korespondenta E – Znak pisma korespondenta F – Znak pisma nadawcy G – Data H – Sprawa I – Treść pisma J – Formuła zakończenia K – Podpis L – Załączniki M – Do wiadomości |
 |
Redagując list w stylu zachodnioeuropejskim, musimy zmienić układ stałych elementów, pisać go w układzie a’linea ze zwiększonym odstępem wierszowym. Główny ciężar formalny przesunięty jest na lewą stronę.
|
Legenda do rys. 2: A – Nagłówek B – Numer pisma wychodzącego C – Data D – Adres odbiorcy E – Temat sprawy F – Zwrot grzecznościowy rozpoczynający list G – Zasadnicza treść H – Zwrot grzecznościowy I – Nazwa firmy J – Podpis K – Nazwisko osoby L – Załączniki M – Do wiadomości |
 |
Sporządzanie poprawnych pod względem merytorycznym oraz formalnym pism wymaga:
- przedstawienia informacji precyzyjnie i wyczerpująco,
- jednoznacznego określenia swojego stanowiska,
- powoływania się na fakty,
- rzeczowego i zwięzłego przedstawienia swoich argumentów.
Obecnie można zauważyć tendencję do stosowania w korespondencji form bezosobowych i strony biernej, a także stosowania zamiast pierwszej osoby liczby mnogiej – pierwszej osoby liczby pojedynczej, co nadaje pismu ton bezpośredni.
Powinieneś umieć:
projektować pismo przewodnie do klienta/kontrahenta
przygotować dane do korespondencji seryjnej
opracować wzorzec generować serię dokumentów